Foto: Erstellt mit Midjourney.

Die Kurzarbeit rettet Jobs, keine Frage. Doch in der Payroll sorgt sie regelmäßig für Kopfzerbrechen, von wegen Soll-Entgelt, Ist-Entgelt, fiktives Entgelt und Konsorten.

Genau hier passieren Fehler, die später in der Betriebsprüfung richtig teuer werden können. Wie kannst du Kurzarbeit sauber und sicher abrechnen? Wir versuchen, es dir zu erklären. 😊

 

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Kurzarbeit & Kurzarbeitergeld

Kurzarbeit bedeutet eine vorübergehende Reduzierung der Arbeitszeit. Das Arbeitsverhältnis bleibt indes vollständig bestehen, alle sozialversicherungsrechtlichen Grundsätze laufen weiter. Gleichzeitig kommt mit dem berühmten Kurzarbeitergeld (KUG) eine zusätzliche Komponente ins Spiel, die du sauber integrieren musst.

Das Kurzarbeitergeld wird von der Bundesagentur für Arbeit (BA) gezahlt, aber über den Arbeitgeber abgewickelt. Du zahlst es also aus, beantragst es bei der BA und bekommst es später erstattet. Damit das funktioniert, brauchst du eine saubere arbeitsrechtliche Grundlage und vor allem eine korrekte Abbildung in der Entgeltabrechnung. Die Basis dafür sind pauschalierte Nettoentgelte – und exakt hier beginnt die eigentliche Herausforderung.

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Video-Tipp:
Wie ermittelt man das Kurzarbeitergeld?
Kurzarbeit und Kurzarbeitergeld (KUG) einfach erklärt.

Quelle Youtube: PAYROLL KOLLEGE

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Steuer

Auf den ersten Blick wirkt die steuerliche Behandlung unkompliziert, denn das Kurzarbeitergeld ist steuerfrei. Doch es unterliegt dem Progressionsvorbehalt. Der Steuersatz für das übrige Einkommen wird also in der Regel erhöht, was bei der Einkommensteuererklärung für böse Überraschungen sorgen kann.

Du musst das Kurzarbeitergeld also sauber in der Lohnsteuerbescheinigung ausweisen. Gleichzeitig darfst du KUG-Zuschüsse des Arbeitgebers nicht falsch behandeln, denn diese sind grundsätzlich steuerpflichtig.

Sozialversicherung

Die Versicherungspflicht bleibt in allen Zweigen bestehen, selbst bei Kurzarbeit Null. Was sich ändert, ist ausschließlich die Grundlage, auf der Beiträge berechnet werden.

Das macht die Sache komplex, denn plötzlich arbeitest du nicht mehr mit einem Entgelt, sondern mit mehreren.

Besonders spannend wird es bei freiwillig krankenversicherten Mitarbeitern. Hier bleibt die Mitgliedschaft bestehen, auch wenn das Einkommen sinkt. Die Beitragsberechnung folgt weiterhin den Regeln der freiwilligen Versicherung, inklusive Mindestbemessung. Der Arbeitgeberzuschuss muss aber neu und korrekt berechnet werden. Hier passieren in der Praxis die meisten Fehler, weil alte Logiken einfach weitergeführt werden.

Die drei Entgeltarten

Wenn du Kurzarbeit wirklich verstehen willst, musst du die Systematik dahinter beherrschen. Und die besteht aus den drei Größen Soll-Entgelt, Ist-Entgelt und fiktives Entgelt.

Das Soll-Entgelt ist das, was der Mitarbeiter ohne Kurzarbeit brutto verdient hätte.

Das Ist-Entgelt ist das, was tatsächlich brutto gezahlt wird.

Die Differenz daraus bildet die Grundlage für das fiktive Entgelt, von dem wiederum 80 Prozent angesetzt werden. Dieses fiktive Entgelt ist entscheidend für die Sozialversicherung. Es sorgt dafür, dass trotz reduzierter Arbeitszeit weiterhin eine gewisse Absicherung bestehen bleibt.

Tricky ist die Berechnung der Sozialversicherungsbeiträge!

Auf das Ist-Entgelt laufen die SV-Beiträge ganz normal. Auf das fiktive Entgelt fallen Beiträge zur Kranken-, Pflege- und Rentenversicherung an, die Arbeitslosenversicherung bleibt außen vor. Die Beiträge aus dem fiktiven Entgelt trägt ausschließlich der Arbeitgeber, der Arbeitnehmer wird nicht daran beteiligt.

Beitragsbemessungsgrenzen

Gerade beim fiktiven Entgelt musst du hier sauber prüfen, immer brav getrennt nach Versicherungszweigen. Das fiktive Entgelt ist nicht unbegrenzt beitragspflichtig, es wird jeweils nur bis zur geltenden Beitragsbemessungsgrenze berücksichtigt.

Zuschüsse zum Kurzarbeitergeld

Grundsätzlich sind diese Zuschüsse steuerpflichtig, aber sozialversicherungsfrei –  solange sie zusammen mit dem Kurzarbeitergeld eine bestimmte Grenze nicht überschreiten. Diese Grenze liegt bei 80 Prozent des ausgefallenen pauschalierten Bruttoentgelts.

Berechnungsbeispiel für KUG 50% mit Kind, Steuerklasse 1 & AG-Zuschuss von 200 €:

Normales Soll-Entgelt = 3.000 € brutto --> Angenommen es ergib sich hieraus ein KUG in Höhe von 1.320,03 €

Erarbeitetes Ist-Entgelt = 1.500 € brutto --> Angenommen es ergib sich hieraus ein KUG in Höhe von  760,18 €

Nun müssen von dem KUG 1.320,03 € - 760,18 € abgezogen werden.
Dieser Betrag: 559,85 € ist das KUG was bei 50% erarbeiteten Entgelt ausgezahlt wird. 

Jetzt muss, wenn ein Arbeitgeberzuschuss gezahlt wird, geprüft werden, ob der Arbeitgeberzuschuss SV-frei bleibt oder nicht.

Angenommen der Arbeitgeber zahlt einen Zuschuss von 200 €, dann darf der AG-Zuschuss von 200 € & das errechnete KUG in Höhe von 559,85 €, zusammen (759,85 €) die 1.200 € Fiktives Entgelt nicht überschreiten!

Angenommen das Fiktive Entgelt = 80%  von 1.500 € brutto Ausfall:
= 1.200 € (AG-SV brutto Bemessungsgrundlage für die SV)

Arbeitgeberzuschuss + KUG zusammen: 759,85 €
Fiktive Entgelt: 1.200 €

Der Arbeitgeberzuschuss + KUG zusammen: 759,85 € übersteigen das Fiktive Entgelt von 1.200 € nicht, daher bleibt in diesem Fall der Arbeitgeberzuschuss in Höhe von 200 € SV-Frei unterliegt aber komplett der vollen Lohnsteuer. 

Feiertage, Einmalzahlungen und Meldungen

Sobald ein Feiertag in die Kurzarbeit fällt, greift nicht mehr das Kurzarbeitergeld, sondern die normale Entgeltfortzahlung. Das hat zur Folge, dass dieses Entgelt ganz regulär steuer- und sozialversicherungspflichtig ist, inklusive der üblichen Aufteilung zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer.

Auch bei Einmalzahlungen bleibt die Systematik der normalen Entgeltabrechnung bestehen. Entscheidend ist hier vor allem die korrekte Berücksichtigung der anteiligen Beitragsbemessungsgrenzen.

In der Rentenversicherung wird immer die Summe aus Ist-Entgelt und fiktivem Entgelt gemeldet. Nur so stimmen Beiträge und Rentenansprüche überein.

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Fazit: Kurzarbeit ist tricky, aber beherrschbar

                                                       

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KUG-FAQ:

Ist Kurzarbeitergeld steuerpflichtig?
Nein, aber es erhöht über den Progressionsvorbehalt den Steuersatz.

Wer trägt die SV-Beiträge auf das fiktive brutto Entgelt?
Diese trägt ausschließlich der Arbeitgeber.

Sind Zuschüsse zum Kurzarbeitergeld sozialversicherungspflichtig?
Nein, solange die 80-Prozent-Grenze des pauschalierten Bruttoentgelts eingehalten wird.

Was wird an die Rentenversicherung gemeldet?
Die Summe aus Ist-Entgelt und fiktivem Entgelt.

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