So geht Payroll
- Der Blog -
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Foto: Erstellt mit Midjourney.
Wir haben uns mit IT-Sicherheitsexperten David Schramm zusammengesetzt. Er analysiert reale Cyberangriffe auf Unternehmen und legt hier ein besonderes Augenmerk auf Finanz- und Personaldaten. Genau dort ist die Payroll unterwegs.
David hat uns wertvolle Hinweise gegeben, die wir hier mit euch teilen möchten.
Er hat Risiken identifiziert und dargestellt, wie man diese vermeidet. Eines wurde uns klar: Die größte Sicherheitslücke in der Payroll ist nicht der Hacker, sondern die eigene gewachsene Routine.
Die Payroll ist eine Hochsicherheitszone, wir wissen das alle. Hier laufen Gehaltsabrechnung, Steuerdaten, Sozialversicherungsnummern, Bankverbindungen und sämtliche HR-Stammdaten zusammen.
Ein wahrhaft sensibler Bereich und genau deshalb sind Fehler so gefährlich. Ein falscher Klick, eine unklare Datei-Regel oder eine unbedachte Änderung von Bankdaten kann erhebliche finanzielle Schäden verursachen und überdies das Vertrauen der Mitarbeiter nachhaltig erschüttern.
Cyber-Attacken auf die Payroll sind in diesem Zusammenhang ein besonderes Risiko und es gilt, sich umfassend dagegen zu schützen. Dennoch entstehen die meisten Probleme nicht durch spektakuläre Hackerangriffe, sondern durch Routinen und gewachsene Prozesse, die nicht hinterfragt werden. „Das machen wir schon immer so“, ihr kennt das. Genau diese Gewohnheiten sind es, die David in seiner Praxis immer wieder als Einfallstor erlebt.
Deshalb haben wir hier die 12 häufigsten Fehler zusammengestellt, die David in Unternehmen sieht - Lösungsvorschläge inklusive:
Jede Datei wird akzeptiert.
Lösung: Klare Datei-Regeln. Nur definierte Formate zulassen.
Makros sind automatisierte Befehle in Excel. Sie können aber Schadprogramme enthalten.
Lösung: Standardmäßig blockieren.
„Das ist unser Standard-Import.“
Lösung: Die Herkunft prüfen. Keine unbekannten Tools akzeptieren.
Eine gefälschte Mail genügt und das Gehalt landet woanders.
Lösung:
Zeitdruck führt zu Klick-Fehlern.
Lösung: Checklisten bei sensiblen Prozessen.
Ein Zahlendreher = falsche Zahlung.
Lösung: Auswahlfelder statt Freitext. Vier-Augen-Prinzip.
"Payroll-Sicherheit ist Chefsache!"
David Schramm IT-Sicherheitsexperte
Falscher Anhang. Falscher Empfänger.
Lösung: Geschützte Austauschplattformen nutzen.
„Alle dürfen alles.“
Lösung: Klare Zugriffsbeschränkungen definieren.
Payroll-Listen gehören nicht auf den Drucker.
Lösung: Clean-Desk-Regel einführen.
Sicherheit erst im Jahresmeeting? Zu spät.
Lösung: IT-Sicherheitsregeln ab Tag 1 vermitteln.
Im Ernstfall weiß keiner, was zu tun ist.
Lösung: Zuständigkeiten klar regeln und üben.
Erst suchen, wenn es brennt? Schlechte Idee.
Lösung: Vorab Experten definieren.
Das Gespräch mit David Schramm war eindeutig: Payroll-Sicherheit ist Organisationsverantwortung – und damit Chefsache. Es geht um klare Prozesse, Zuständigkeiten und Kontrollen. Wer seine Payroll sauber strukturiert, spart Geld und Stress und schützt das Image seines Unternehmens. Gute Payroll-Prozesse sind aktiver Unternehmensschutz.
IT-Sicherheitsexperte: David Schramm
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ÜBER DIE AUTORIN
Sina Schmidt
Sina ist Steuerberaterin und berät Mandanten zu komplexen steuerlichen Fragestellungen.
Doch das ist noch nicht alles, denn sie leitet auch ein Lohnservice-Team und ist der Payroll stark verbunden. Diese seltene Kombination macht sie zu einer wertvollen Ansprechpartnerin.
Durch ihre Expertise verbindet sie Steuerberatung und Payroll-Wissen zu einer ganzheitlichen Beratungsleistung. Sina arbeitet bei LPJ - Tax Law Transformation.
ÜBER DIE AUTORIN
Dr. Michaela Felisiak
ÜBER DEN AUTOR
Dr. Dominik Sorber
Dominik ist Rechtsanwalt und Fachanwalt für Arbeitsrecht bei POELLATH + Partners.
Er berät deutsche und internationale Unternehmen in allen Bereichen des Individual- und Kollektivarbeitsrechts.
Ferner ist er Autor zahlreicher fachlicher Aufsätze und tritt als Referent bei Fachkonferenzen auf. Zudem engagiert er sich als Experte für innovative Mandantenberatung in den Bereichen Arbeitsrecht und Beschäftigtendatenschutz.
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Stephan Timper
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Martin Stolzenburg | Mister bAV®
Martin hat sich Ende der 1990er Jahre auf die betriebliche Altersvorsorge spezialisiert und ist heute als „Mr. bAV®“ bekannt.
Er berät seit fast 30 Jahren Unternehmen und ihre Beschäftigten zur bAV und kann als unabhängiger Makler in die jeweilige bAV-Historie einsteigen sowie anschließend alte und neue Verträge gleichermaßen betreuen.
ÜBER DEN AUTOR
Markus Matt
Markus ist HR-Fachjournalist und Dipl. Betriebswirt. Er ist seit 25 Jahren in der deutschen Personalszene unterwegs und hat die Branche aus verschiedenen Blickwinkeln kennengelernt, nahezu durchgängig mit einem klaren Fokus auf die Welt der Entgeltabrechnung.
Mehr als Jahrzehnt war er Chefredakteur eines HR-Fachmagazins- Außerdem hat er sich einen Namen als Autor, Moderator und Podcaster gemacht. Markus ist Inhaber einer Unternehmensberatung.
ÜBER DEN AUTOR
Kai Fröhling
Kai ist ein erfahrener Payroll-Experte und Fachdozent mit Schwerpunkt. Als PAYROLL KOLLEGE® betreibt er einen YouTube-Kanal und zudem gemeinsam mit Markus den Podcast „So geht Payroll“, auf dem er komplexe Themen der Gehaltsabrechnung verständlich erklärt.
Der gelernte Konditor und Bürokaufmann entdeckte vor rund 10 Jahren seine Leidenschaft für die Entgeltabrechnung, die ihn nie wieder losließ. Seine Mission ist: „Dinge einfach machen!“
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