So geht Payroll
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So geht Payroll
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Foto: Erstellt mit Midjourney.
Kommt dir dieser Satz bekannt vor?
Viele privat krankenversicherte Mitarbeiter schauen auf ihre Lohnabrechnung und denken: „Moment mal… das kann doch nicht stimmen!“ Da steht etwas von Krankenkassenbeitrag, obwohl sie gar nicht gesetzlich versichert sind.
Das ist in den meisten Fällen kein Fehler, sondern genauso vorgesehen.
Willkommen im Sozialversicherungs-Dschungel!
Quelle: YouTube PAYROLL KOLLEGE
Auch wer privat versichert ist, bleibt in der Regel beitragspflichtig in der gesetzlichen Rentenversicherung und der Arbeitslosenversicherung – in einigen Fällen sogar in der Pflegeversicherung. All diese Beiträge landen nicht einfach direkt bei der Rentenkasse & Co. Sie werden über die gesetzliche Krankenkasse eingezogen, auch bei privat krankenversicherten Beschäftigten.
Die gesetzliche Krankenkasse ist in solchen Fällen nur noch Einzugsstelle. Sie kassiert die Beiträge für alle Sozialversicherungszweige ein und verteilt sie dann weiter. Deshalb taucht sie weiterhin auf der Lohnabrechnung auf.
Wer über der sogenannten Jahresarbeitsentgeltgrenze liegt (2025: rund 69.300 Euro), darf raus aus der gesetzlichen Krankenversicherung und rein in die PKV. Diese ändert sich in der Regel zu jedem Jahreswechsel.
Quelle: Youtube: PAYROLL KOLLEGE
Manchmal sind es kleine Klicks im System, die große Wellen schlagen. In der Praxis passiert das leider öfter, als man denkt: Der Versicherungsstatus ist falsch hinterlegt und plötzlich wird ein GKV-Beitrag abgezogen, obwohl der Mitarbeiter längst privat versichert ist. Oder die Beitragsgruppe wurde nach dem Wechsel in die PKV einfach nicht angepasst – und zack, doppelt gezahlt.
Richtig beliebt ist auch der Denkfehler „Privat heißt komplett raus aus der Sozialversicherung“. Klingt logisch, ist aber falsch. Denn auch privat Versicherte zahlen weiter Renten- und Arbeitslosenversicherung. Dann landen entweder unnötige Beiträge im Nirwana oder die Mitarbeiter stehen mit großen Fragezeichen vor ihrer Abrechnung. Beides kostet Zeit, Nerven und oft auch Geld.
Damit alles sauber läuft, ist bei jeder Neueinstellung oder Statusänderung Sorgfalt gefragt. Der Krankenversicherungsstatus muss korrekt erfasst werden, also klar zwischen GKV und PKV unterschieden. Bei einem Wechsel in die private Krankenversicherung gehört die Befreiungsbescheinigung direkt mit in die Personalakte. Und die Beitragsgruppen? Die solltest du regelmäßig prüfen und bei Bedarf anpassen.
Warum steht bei PKV-Versicherten „Krankenkasse“ auf der Abrechnung?
Weil die gesetzliche Krankenkasse die Einzugsstelle für alle Sozialversicherungsbeiträge ist, auch wenn keine GKV-Mitgliedschaft besteht.
Zahlen PKV-Versicherte Sozialabgaben?
Ja, zur Rentenversicherung, Arbeitslosenversicherung (und ggf. Pflege). Nur der GKV-Beitrag entfällt.
Was ist die Versicherungspflichtgrenze?
2025 liegt sie bei ca. 69.300 € jährlich. Nur wer drüber liegt, kann privat versichert sein.
Was passiert bei falscher Beitragsgruppe?
Es drohen doppelte Beiträge oder fehlende Zahlungen. Beides führt zu Ärger bei Prüfungen.
Was muss bei Statuswechsel beachtet werden?
Beitragsgruppen anpassen, PKV-Bescheinigung dokumentieren und ggf. Rücksprache mit der Kasse halten.
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ÜBER DIE AUTORIN
Sina Schmidt
Sina ist Steuerberaterin und berät Mandanten zu komplexen steuerlichen Fragestellungen.
Doch das ist noch nicht alles, denn sie leitet auch ein Lohnservice-Team und ist der Payroll stark verbunden. Diese seltene Kombination macht sie zu einer wertvollen Ansprechpartnerin.
Durch ihre Expertise verbindet sie Steuerberatung und Payroll-Wissen zu einer ganzheitlichen Beratungsleistung. Sina arbeitet bei LPJ - Tax Law Transformation.
ÜBER DIE AUTORIN
Dr. Michaela Felisiak
ÜBER DEN AUTOR
Dr. Dominik Sorber
Dominik ist Rechtsanwalt und Fachanwalt für Arbeitsrecht bei POELLATH + Partners.
Er berät deutsche und internationale Unternehmen in allen Bereichen des Individual- und Kollektivarbeitsrechts.
Ferner ist er Autor zahlreicher fachlicher Aufsätze und tritt als Referent bei Fachkonferenzen auf. Zudem engagiert er sich als Experte für innovative Mandantenberatung in den Bereichen Arbeitsrecht und Beschäftigtendatenschutz.
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Stephan Timper
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Martin Stolzenburg | Mister bAV®
Martin hat sich Ende der 1990er Jahre auf die betriebliche Altersvorsorge spezialisiert und ist heute als „Mr. bAV®“ bekannt.
Er berät seit fast 30 Jahren Unternehmen und ihre Beschäftigten zur bAV und kann als unabhängiger Makler in die jeweilige bAV-Historie einsteigen sowie anschließend alte und neue Verträge gleichermaßen betreuen.
ÜBER DEN AUTOR
Markus Matt
Markus ist HR-Fachjournalist und Dipl. Betriebswirt. Er ist seit 25 Jahren in der deutschen Personalszene unterwegs und hat die Branche aus verschiedenen Blickwinkeln kennengelernt, nahezu durchgängig mit einem klaren Fokus auf die Welt der Entgeltabrechnung.
Mehr als Jahrzehnt war er Chefredakteur eines HR-Fachmagazins- Außerdem hat er sich einen Namen als Autor, Moderator und Podcaster gemacht. Markus ist Inhaber einer Unternehmensberatung.
ÜBER DEN AUTOR
Kai Fröhling
Kai ist ein erfahrener Payroll-Experte und Fachdozent mit Schwerpunkt. Als PAYROLL KOLLEGE® betreibt er einen YouTube-Kanal und zudem gemeinsam mit Markus den Podcast „So geht Payroll“, auf dem er komplexe Themen der Gehaltsabrechnung verständlich erklärt.
Der gelernte Konditor und Bürokaufmann entdeckte vor rund 10 Jahren seine Leidenschaft für die Entgeltabrechnung, die ihn nie wieder losließ. Seine Mission ist: „Dinge einfach machen!“
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