Eine falsche Verpflegungspauschale hier, ein vergessener A1-Antrag da – und schon flattert ein Prüfbericht mit saftigen Nachzahlungen ins Haus. Dienstreisen sind längst kein Spesenkram mehr, sondern ein echtes Compliance-Thema. Zwischen Reisekostenrecht, Sozialversicherung und Mindestlohngesetz lauern einige Stolperfallen. Wer nicht aufpasst, zahlt richtig drauf.

 

Häufige Fehler bei Dienstreisen

Die folgenden Dinge werden im Rahmen von Dienstreisen besonders häufig missachtet:

Verpflegungspauschalen werden falsch angesetzt

Wenn das Frühstück im Hotel inklusive ist, darf die volle Verpflegungspauschale nicht gezahlt werden. Sonst wird es schnell steuerpflichtig. Und nach drei Monaten am selben Einsatzort entfällt die Steuerfreiheit sowieso, falls nicht eine Pause von mehr als vier Wochen dazwischen liegt.

Sachbezug Frühstück wird ignoriert

Stellt der Arbeitgeber das Frühstück oder ist es im Hotelpreis enthalten, müssen 2,30 Euro (für 2025) als geldwerter Vorteil angesetzt werden. Das gilt auch bei Seminaren oder Tagungen. Wer das übersieht, produziert ungewollt steuerpflichtigen Arbeitslohn.

Keine A1-Bescheinigung bei EU-Reisen

Wenn Mitarbeiter ins EU-Ausland geschickt werden, geht das nur mit A1-Bescheinigung. Ansonsten drohen Bußgelder bis zu 5.000 Euro. Das gilt auch für kurze Einsätze, z. B. auf Messen oder Schulungen.

 

Keine Zeiterfassung auf Reisen

Arbeit auf Reisen ist echte Arbeitszeit. Wer im Zug Mails schreibt, beim Kunden Meetings hat oder für den Chef unterwegs ist, arbeitet im Sinne des Arbeitszeitgesetzes. Und das muss dokumentiert werden. Seit dem BAG-Urteil von 2022 (Az. 1 ABR 22/21) gilt: Arbeitgeber sind verpflichtet, ein System zur Arbeitszeiterfassung einzuführen, auch für Dienstreisen. Grundlage dafür ist ein Urteil des EuGH.

Reisezeit zählt also, wenn aktiv gearbeitet wird. Sitzen im Flieger oder Warten im Hotel kann auch dazugehören, je nach Einsatz. Wichtig ist, dass die Zeit vollständig und korrekt erfasst wird. Sonst drohen Ärger und Nachzahlungen bei der Prüfung.

Subunternehmer zahlen keinen Mindestlohn

Wenn Subunternehmer den Mindestlohn nicht einhalten, haftet der Auftraggeber mit bis zu 500.000 Euro. Das nennt sich Bürgenhaftung und trifft oft die Bereiche Logistik, Bau und IT. Wer hier nicht prüft, zahlt am Ende doppelt.

 

So macht ihr eure Dienstreisen prüfungssicher

Setzt digitale Tools ein

Moderne Systeme prüfen automatisch die A1-Pflichten, Pauschalen und Hotelkosten. Das trägt zu rechtssicheren Abrechnungen bei.

Etabliert klare Freigabeprozesse

Vom Antrag über die Genehmigung bis zur Abrechnung gilt stets die goldene Regel: Wer dokumentiert, haftet weniger. Ein sauberer Prozess schützt das HR-Team, auch bei Betriebsprüfungen. 

Denkt an Schulungen für euer Team

Wer die Regeln kennt, macht weniger Fehler. Besonders wichtig ist das für Teams mit vielen Auslandsreisen oder Subunternehmern.

 

Dienstreisen sind kein Selbstläufer

Wer Dienstreisen noch immer wie vor zehn Jahren behandelt, geht fahrlässig vor. Die Vorschriften sind komplexer, die Prüfungen härter, die Bußgelder höher. Es ist unbedingt zu empfehlen, alle Prozesse auf Vordermann zu bringen, nach Möglichkeit zu digitalisieren und die passenden Schulungen durchführen.

 

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FAQs zu Dienstreisen