Die Basics der Gehaltsabrechnung

Die Basis der Basis

Was bedeutet eigentlich Payroll?

Payroll ist ein englischer Begriff für Lohnliste, in Deutschland wird dieser auch als Oberbegriff für die Lohn- und Gehaltsabrechnung, Verdienstabrechnung, Lohnabrechnung oder auch Lohnbuchhaltung benutzt.  

Was macht eigentlich eine Gehaltsabrechnung so besonders?

Kurz gesagt: Geld muss pünktlich aufs Konto. Aber halt – da steckt viel mehr dahinter! Der Arbeitgeber wird zum Mini-Finanzamt und muss Steuern und Sozialabgaben blitzsauber berechnen und abführen. Kein Spielraum für Schlamperei – sonst wird’s teuer! 

Wer hängt am Haken, wenn’s mal nicht passt?

Immer der Arbeitgeber. Der trägt die volle Verantwortung – auch bei Fehlern. Deshalb: lieber einmal zu viel prüfen als eine Nachzahlung kassieren.

Mit welchen Gesetzen jongliert die Payroll eigentlich?

Willkommen im Dreiklang von Steuer-, Sozialversicherungs- und Arbeitsrecht. Wer hier den Takt nicht trifft, produziert ganz schnell Misstöne.

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Noch mehr Grundlagen gibt's hier in unserem:
HR-Glossar

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Die 4 Phasen der Abrechnung – wie läuft der Hase?

Wie tickt der Ablauf?

In vier Phasen geht’s rund:

1. Vorbereitung + Erfassung – was steht an? Was muss rein?
2. Testabrechnung– alles korrekt?
3. Echtabrechnung– jetzt wird’s ernst!
4. Nachbereitung– offene Fragen klären, sauber machen.

Was ist ein Abrechnungsschluss?
Deadline-Time! Alles, was bis dahin reinkommt, wird noch berücksichtigt – alles andere muss bis zum nächsten Mal warten.

Die Sozialversicherung – KRAUP sei Dank!

Was sind die 5 Säulen?

KRAUP – klingt nach Husten, ist aber wichtig:
Kranken-,
Renten-,
Arbeitslosen-,
Unfall- und
Pflegeversicherung.

So merkt man’s sich leicht.

Warum taucht die Unfallversicherung nicht auf der Abrechnung auf?
Weil der Chef das allein bezahlt. Easy!

Verbeitragung – was heißt das?
Wenn der Staat mitverdienen will – dann werden Beiträge fällig.

Was hat es mit dem Halbteilungsgrundsatz auf sich?
Normalerweise teilen sich Chef und Mitarbeiter die SV-Beiträge. Mit ein paar Ausnahmen, klar.

Beitragsbemessungsgrenzen (BBG) – der Deckel drauf

Was ist die BBG?
Stell dir eine Flasche vor: Ist sie voll, kommt der Deckel drauf. So funktioniert die BBG – sie begrenzt die Beitragshöhe.

Wie viele gibt’s?
Zwei Stück:

• Kleine BBG: Kranken-/Pflegeversicherung (2025: 5.512,50 €)
• Große BBG: Renten-/Arbeitslosenversicherung (2025: 8.050 €)

Und die SV-Luft?
Das ist Platz in der Flasche aus Vormonaten – da kann man z. B. bei Sonderzahlungen noch was nachschieben.

Lohnsteuer mal locker erklärt

Welche Steuerklassen gibt’s?
Sechs an der Zahl – von 1 bis 6. Die Aufteilung bleibt 2025 gleich.

Wer gehört wohin?

• 1: Single
• 2: Alleinerziehend
• 3/5: Ehepaare mit ungleichem Einkommen
• 4: Ehepaare mit ähnlichem Einkommen
• 6: Zweitjob

Annexsteuern – was ist das denn?
Soli und Kirchensteuer – hängen an der Lohnsteuer dran wie Kaugummi an der Schuhsohle.

Wann ist Soli fällig?
Erst ab einer Steuerlast (2025) von 19.950 € und (2026) 20.350 € bei Einzelveranlagung – für die meisten also nicht mehr relevant.

Die Abrechnung verstehen – so einfach geht’s 

Gesamt-, Steuer- und SV-Brutto – wer blickt da durch?

• Gesamtbrutto: alles zusammen
• Steuerbrutto: Basis für die Steuer
• SV-Brutto: Grundlage für Sozialabgaben

Warum gibt es zwei SV-Bruttos?
Weil’s zwei BBGs gibt – kleine und große. Das erklärt den Unterschied.

Sachbezüge & Entgeltumwandlung – mehr als nur Geld

Was ist ein Sachbezug?
Alles, was du statt Gehalt bekommst – z. B. Auto, Essen oder Geschenke. Wird versteuert und ggf. verbeitragt.

Und Entgeltumwandlung?
Geld wird direkt vom Brutto für Extras wie bAV oder Jobrad abgezweigt – spart Steuern und SV!

Was bringt das dem Arbeitgeber?
Weniger SV-Abgaben – ein echter Win-Win!

Mutterschutz & Elternzeit – gut zu wissen 

Wie lange ist Mutterschutz?
6 Wochen vor, 8 Wochen nach der Geburt. Bei Mehrlingen oder Frühchen auch mal 12 Wochen danach.

Drüber hinaus auch seit 01.06.2025 für Frauen die eine Fehlgeburt erleiden, hier gibt es:

• ab der 13. Schwangerschaftswoche →  ein Beschäftigungsverbot von 2 Wochen
• ab der 17. Schwangerschaftswoche →  ein Beschäftigungsverbot von 6 Wochen
• ab der 20. Schwangerschaftswoche → ein Beschäftigungsverbot von 8 Wochen

Wer zahlt was?

• Krankenkasse: 13 €/Tag
• Arbeitgeber: Zahlt die Differenz zum Nettogehalt

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Mehr zum Thema Mutterschutz gibt's hier:

Mutterschutz aus Sicht eines Gehaltssachbearbeiters

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Wie lang geht Elternzeit?
Bis zu 36 Monate, davon 24 bis zum 8. Geburtstag flexibel. Nebenbei sind bis zu 32 Wochenstunden in Teilzeit erlaubt.

Krankheit – und was dann?

Wie lang zahlt der Arbeitgeber?
Max. 42 Tage pro Krankheit. In den ersten 28 Tagen nach Einstieg: nix.

Was danach?
Die Kasse übernimmt – mit Krankengeld für bis zu 78 Wochen = 1,5 Jahre.

eAU – was ist das?
Seit 2023 läuft die Krankmeldung digital. Der gelbe Schein ist (fast) Geschichte.

Ein- und Austritt – was muss ich wissen?

Was braucht man zum Einstieg?
Steuer-ID, Steuerklasse, Konfession, SV-Nummer, Krankenkasse – das volle Programm.

Ohne Steuer-ID?
Geht nur 3 Monate – danach Steuerklasse 6 rückwirkend.

Was ist eine DEÜV-Meldung?
Die Pflicht-Info an die SV – z. B. bei An-/Abmeldung, Pause oder Sonderzahlung (z. B. „Grund 54“ bei Märzklausel).

Zahlen, bitte! – Die aktuellen Werte 2025

Mindestlohn?
12,82 €/Stunde – macht ca. 2.220 € brutto/Monat bei 40 Stunden/Woche.

BBGs 2025?

• KV/PV: 5.512,50 €/Monat
• RV/ALV: 8.050 €/Monat (bundeseinheitlich!)

Steuerlicher Grundfreibetrag?
12.096 € (plus 312 € zum Vorjahr). Kinderfreibetrag: 3.336 € pro Elternteil.

 

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Mehr zum Thema JAEG gibt's hier:

Die berühmte Jahresarbeitsentgeltgrenze (JAEG)

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