Auswärtstätigkeit oder nicht? So klappt’s mit der steuerfreien Abrechnung

Foto: Erstellt mit Midjourney.

„Bin ich auf Dienstreise oder nicht?“ Diese Frage wirkt erstmal harmlos, kann aber richtig teuer werden. Denn steuerfrei gibt es Fahrtkosten, Verpflegung und Hotel nur dann, wenn eine echte Auswärtstätigkeit vorliegt. Für die Payroll und alle mit Spesenabrechnung befassten HR-Profis ist das ein echter Dauerbrenner. Und genau deshalb räumen wir heute mit den größten Irrtümern auf.

Was ist eine Auswärtstätigkeit?

Wer nicht an seiner ersten Tätigkeitsstätte arbeitet, sondern woanders unterwegs ist, kann steuerfreie Reisekosten bekommen. Damit das klappt, muss die „erste Tätigkeitsstätte“ sauber definiert sein.

 

Erste Tätigkeitsstätte = dauerhaft zugeordneter Arbeitsplatz laut Vertrag oder Direktionsrecht.

 

Auswärtstätigkeit = jede beruflich bedingte Tätigkeit außerhalb dieser festen Einrichtung.

Warum ist das wichtig?

Fahrtkosten, Verpflegung und Übernachtung können nur im Rahmen einer Auswärtstätigkeit steuerfrei erstattet werden. So steht’s im Gesetz und so sieht das auch der Prüfer bei der nächsten Betriebsprüfung.

Drei Stolperfallen

Viele Unternehmen tappen bei der Abrechnung in klassische Fallen. Und das kann teuer werden. Hier sind drei besonders häufige Fragen:

1. Was ist, wenn kein Einsatzort im Vertrag steht?
   Dann legt das Finanzamt selbst fest, was die erste Tätigkeitsstätte ist.
   
2. Ist eine Projektarbeit auch eine Auswärtstätigkeit?
   Nur wenn der Einsatz nicht dauerhaft ist.
   
3. Gilt die Verpflegungspauschale endlos?
   Nach drei Monaten ist Schluss - außer, es gibt eine Pause von über vier Wochen.

Drei Tipps

 

Wenn du folgenden Punkte beachtest, bist du auf der sicheren Seite:

1. Prüfe die Verträge: Die erste Tätigkeitsstätte muss klar und eindeutig benannt sein.
   
2. Sichere alle Dokumentationen: Wer, wann und wo? Alle Einsatzorte sollten nachvollziehbar erfasst werden.
3. Nutze sinnvolle Tools: Digitale Reisekostenlösungen helfen bei der richtigen Einstufung und sorgen für eine saubere Abrechnung.

Unser Fazit

Ohne echte Auswärtstätigkeit gibt es keine steuerfreie Abrechnung. Wer auf Nummer sicher gehen will, prüft jetzt seine Arbeitsverträge und Einsatzpläne.

---

FAQ zur Auswärtstätigkeit 2026

Was ist der Unterschied zwischen Dienstreise und Auswärtstätigkeit?
Die Dienstreise ist ein betrieblicher Begriff. Steuerlich zählt nur, ob außerhalb der ersten Tätigkeitsstätte gearbeitet wird. Dann liegt eine Auswärtstätigkeit vor.

 

Wie wird die erste Tätigkeitsstätte definiert?
Laut Gesetz ist die erste Tätigkeitsstätte eine dauerhaft zugeordnete, ortsfeste Einrichtung. Wenn kein Vertrag das regelt, zählt die tatsächliche Arbeitszeit, also zwei Tage pro Woche oder mehr als ein Drittel der Zeit.

 

Welche Verpflegungspauschalen gelten 2026?
– 14 € bei mehr als 8 Stunden
– 28 € bei 24 Stunden
– je 14 € für An- und Abreisetage

 

Was passiert nach drei Monaten am gleichen Ort?
Dann endet die Steuerfreiheit der Verpflegungspauschale; es sei denn, es gibt eine Unterbrechung von über vier Wochen.

 

Zählt Homeoffice als Auswärtstätigkeit?
Das häusliche Arbeitszimmer ist keine auswärtige Tätigkeit, also nein.

 

---

Podcast-Tipp:
Payroll International

---